Come scrivere un comunicato stampa efficace

Il comunicato stampa è lo strumento attraverso cui le organizzazioni parlano di sé ad un pubblico molto definito e particolare, quello dei giornalisti.

Può essere utilizzato per presentare un nuovo prodotto o servizio, per comunicare il raggiungimento di determinati risultati (economici, per esempio, ma non solo), per raccontare un’iniziativa o celebrare una ricorrenza, e più in generale, per parlare di qualsiasi attività legata alla vita dell’organizzazione.

Ma come scrivere un comunicato stampa efficace, ovvero che abbia concrete possibilità di essere ripreso dai giornalisti e pubblicato tra le notizie di una testata cartacea o digitale?

Comunicato stampa: in che modo suscitare interesse?

Esistono delle regole d’oro che possiamo (e dobbiamo) fare nostre mentre ci approcciamo alla scrittura di un comunicato stampa. Innanzitutto, però, dobbiamo porci almeno due domande. La prima: in che modo possiamo suscitare l’interesse dei giornalisti? Oggi come oggi, gli input che un professionista dell’informazione riceve quotidianamente sono tantissimi: comunicati, inviti a conferenze stampa ed eventi, notizie battute dalle agenzie, trend e topic che emergono dal web e dal mondo social, e chi più ne ha più ne metta. Con tante fonti (e notizie) da cui attingere, che cosa dovrebbe spingere, dunque, un giornalista a considerare proprio il nostro comunicato stampa?

La risposta è forse banale, eppure è bene chiarirla una volta di più: il nostro comunicato stampa deve contenere… una notizia! Questa risulterà tanto più appetibile quanto più sarà originale nel suo contenuto (che non significa per forza “curiosa”, ma piuttosto inedita) e toccherà argomenti di interesse per i lettori.

Che cosa non deve mancare?

La seconda domanda si collega in parte alla prima e ci riporta direttamente al nostro quesito iniziale: in che modo possiamo facilitare il lavoro dei giornalisti che ricevono il nostro comunicato stampa? Ecco, qui entra in gioco la tecnica, le regole d’oro di cui parlavamo poco fa. In linea generale, possiamo dire che un buon comunicato stampa dovrebbe offrire due opzioni al giornalista: pubblicare il testo così com’è o con minime modifiche e tagli (in pratica, il “sogno” di ogni ufficio stampa!) oppure fornirgli tutte le informazioni necessarie affinché possa scrivere un articolo ex novo senza difficoltà.

Andando più nel concreto, e partendo dalle basi, in un buon comunicato stampa non possono mancare la chiarezza e la completezza. Il CS dovrebbe infatti esplicitare e riassumere la notizia, nella maniera più limpida e semplice possibile, già all’interno del titolo (e dell’eventuale catenaccio/sommario) in modo da catturare fin da subito l’attenzione del giornalista che lo riceve.

Sempre a questo proposito, entrando nel corpo del comunicato, è fondamentale che il giornalista possa trovare tutto il “succo” della notizia – le famose 5W (Who, What, Where, When, Why) – all’interno del primo paragrafo. Utili in tal senso possono risultare i grassetti per evidenziare gli elementi più significativi del testo (tra cui il nome dell’organizzazione per conto della quale stiamo inviando il comunicato stampa…).

Comunicato stampa: altri accorgimenti utili.

Tutto il resto è noia, come cantava Califano?

No, anche dopo il primo paragrafo, il comunicato stampa deve contenere elementi di interesse per il giornalista, come ulteriori dettagli e approfondimenti sulla notizia, dati e statistiche, dichiarazioni di una o più spoke person dell’organizzazione/delle organizzazioni coinvolta/e, e così via.

Altra buona prassi è quella di inserire alla fine del comunicato – separandola dal resto del testo – una breve bio dell’organizzazione da cui arriva il comunicato stampa: servirà al giornalista ad inquadrare meglio la fonte della notizia e potrà essergli utile eventualmente anche in fase di stesura dell’articolo, per condirlo di particolari. Infine, mai dimenticare di lasciare i contatti dell’ufficio stampa in calce al comunicato (e alla mail con cui lo invieremo). Qualora i giornalisti avessero bisogno di approfondire o chiarire qualche aspetto della notizia, sapranno subito a chi fare riferimento.